Wanneer en waarvoor schakel je een Virtual Assistent in? Die vraag stellen veel ondernemers zich af. Want het is toch gewoon een kwestie van even doorzetten en dan kan je je weer volledig focussen op hetgeen waarvoor je ondernemer bent geworden. Helaas!

De klussen die je uitstelt, waar je niet goed in bent of waar je echt buikpijn van krijgt die komen regelmatig terug. Ze horen ook bij het ondernemen én ze zijn belangrijk. Toch ben je hiervoor geen ondernemer geworden. De taken waar je nu geen tijd of zin in hebt lagen achter het uitzicht van de grote vrijheid. En nu, nu moet je ook dealen met de taken die je liever niet doet. En juist daar komt het gemak van een Virtual Assistent om de hoek kijken.
De vraag is alleen: waar zet je de Virtual Assistent voor in?  Zonder dat je het wist heeft een Virtual Assistent dit vraagstuk voor je inzichtelijk gemaakt en is het een kwestie van de stappen volgen. Wil je een daadwerkelijke checklist? Stuur dan een mail en wij sturen de lijst zo snel mogelijk naar je toe. Maar laten we het gemakkelijk houden en bij het begin beginnen.

De tekst gaat verder onder deze afbeelding.

Analyseer je werkzaamheden

Maak een lijst van de werkzaamheden die je uitvoert op dagbasis en op maand en of jaarbasis. De minst leuke klussen voer je niet dagelijks uit waardoor je ze uitstelt op de lange termijn. Er is dus meer nodig dan alleen een lijst op dagbasis.
Wanneer je de werkzaamheden noteert maak dan een lijst met de volgende drie verschillen:
– Essentiele taken die alleen jij kan doen.
– Belangrijke en tijdrovende taken, taken die een ander kan doen.
– Niet essentiele taken, taken die gemakkelijk over te dragen zijn.

Identificeer de taken die je wilt overdragen

Kies als eerste de taken die je productiviteit in de wegstaan. Daar is de gemakkelijkste winst te behalen. Dit zijn vaak taken die volledig buiten je eigen expertise vallen en herhalend en tijdrovend zijn.
Een tip: bedenk ook direct wat je met de vrijgekomen tijd kan doen als je de taken overdraagt.

Stel de juiste prioriteiten

Tijd is geld en waarmee ben jij de meeste tijd kwijt? Denk in mogelijkheden en samen zullen wij kijken naar de oplossingen, dit doen wij altijd in een vrijblijvend gesprek.
Het is goed om voor jezelf in ieder geval helder te hebben wat overgedragen kan worden en hoeveel tijd je er normaal kwijt mee bent. Want wat ga jij in de vrijgekomen tijd doen? Als je taken gaat overdragen krijg je weer meer tijd. Dus een win-win situatie.
Meer tijd en geen taken meer die je frustreren of waar je buikpijn van krijgt.

Wat is nodig voor de overdracht

Inventariseer dit voor jezelf. Doe dit niet te uitgebreid. Je kan al vrij algemeen nadenken wat er nodig is voor een overdracht. In het vrijblijvende gesprek kijken we samen wat nodig zou zijn. Dit voorkomt je wellicht een hoop werk in de voorbereiding.

Kies de juiste Virtual Assistent

Het vinden van de Virtual Assistent die bij je past kan een zoektocht zijn. Iedere Virtual Assistant is een expert op zijn of haar gebied. De passie van Open VA is dat iedere ondernemer kan doen waar hij of zij goed in is. De rest doen wij voor je. Want ook Open VA doet waar we goed in zijn. Al snel zal je zien dat er een synergie ontstaat in de samenwerking. Want 1 + 1 is toch veel fijner als het meer is dan 2!

Start & Expirimenteer

Twijfelen en spijt hebben kan altijd. Het is alleen jammer als je het niet probeert. Je doelen behaal je door in kleine stapjes naar het doel te lopen. Grote stappen snel thuis dat werkt vaker niet dan wel. Laten we kijken om een paar kleinere taken van je over te nemen, taken die wel een positieve impact geven op het krijgen van meer productiviteit. Meer overnemen kan altijd. Heeft iets verandering nodig of moet er iets worden bijgestuurd? Net als in heel veel zaken is hierin communicatie het sleutelwoord.

Monitor & Optimaliseer

Je Virtual Assistent is jouw assistent. Hou de communicatie dus altijd open. Ben je daar niet zo goed in? Laat het ook weten, niet iedereen praat even gemakkelijk of laat iemand anders het werk doen. Zo optimaliseren we onze samenwerking, het geeft je dus weer meer tijd én plezier in wat je doet. Monitor ook regelmatig of het nog klopt wat de Virtual Assistent voor je doet. Loop de uitgevoerde werkzaamheden nog eens na en stel waar nodig de taken bij. Denk bij het optimaliseren ook eens aan procesbeschrijving. Laat je Virtual Assistent procesmatig beschrijven wat er gedaan wordt. Procesbeschrijving geeft onder andere duidelijkheid, efficientie en geeft een bepaalde mate van kwaliteitsborging.

Praktische tips

Zoals gezegd zijn het puur praktische tips.

1. Moet ik dit echt zelf doen? Stel jezelf deze vraag vijf keer. Is het antwoord vijf keer “JA” dan moet je het echt zelf doen. Je stelt de vragen alsvolgt:
   – MOET ik dit echt zelf doen?
   – Moet IK dit echt zelf doen?
   – Moet ik DIT echt zelf doen?
   – Moet ik dit ECHT zelf doen?
   – Moet ik dit echt ZELF DOEN?
2. Heeft de taak die ik doe prioriteit? Zo nee, draagt het bij aan mijn doel als ik het zelf doe of als het blijft liggen?
3. Kan iemand anders deze taak net zo goed uitvoeren als ik of misschien zelfs beter?
4. Vraag bij Open VA de checklist aan om te zien hoe gemakkelijk het is om een Virtual Assistent in te schakelen. Vink bij het contactformulier aan dat je de checklist wilt ontvangen.  Zo krijg jij je vrijheid weer terug. Want zeg nou zelf. Doen wat je vrijheid geeft is toch het leukste om te doen!