Wanneer en waarvoor schakel je een Virtual Assistent in? Die vraag stellen veel ondernemers zich af. Want het is toch gewoon een kwestie van even doorzetten en dan kan je je weer volledig focussen op hetgeen waarvoor je ondernemer bent geworden. Helaas!

De klussen die je uitstelt, waar je niet goed in bent of waar je echt buikpijn van krijgt die komen regelmatig terug. Ze horen ook bij het ondernemen én ze zijn belangrijk. Toch ben je hiervoor geen ondernemer geworden. De taken waar je nu geen tijd of zin in hebt lagen achter het uitzicht van de grote vrijheid. En nu, nu moet je ook dealen met de taken die je liever niet doet. En juist daar komt het gemak van een Virtual Assistent om de hoek kijken.
De vraag is alleen: waar zet je de Virtual Assistent voor in?  Zonder dat je het wist heeft een Virtual Assistent dit vraagstuk voor je inzichtelijk gemaakt en is het een kwestie van de stappen volgen. Wil je een daadwerkelijke checklist? Stuur dan een mail en wij sturen de lijst zo snel mogelijk naar je toe. Maar laten we het gemakkelijk houden en bij het begin beginnen.

De tekst gaat verder onder deze afbeelding.

Analyseer je werkzaamheden

Maak een lijst van de werkzaamheden die je uitvoert op dagbasis en op maand en of jaarbasis. De minst leuke klussen voer je niet dagelijks uit waardoor je ze uitstelt op de lange termijn. Er is dus meer nodig dan alleen een lijst op dagbasis.
Wanneer je de werkzaamheden noteert maak dan een lijst met de volgende drie verschillen:
– Essentiele taken die alleen jij kan doen.
– Belangrijke en tijdrovende taken, taken die een ander kan doen.
– Niet essentiele taken, taken die gemakkelijk over te dragen zijn.

Identificeer de taken die je wilt overdragen

Kies als eerste de taken die je productiviteit in de wegstaan. Daar is de gemakkelijkste winst te behalen. Dit zijn vaak taken die volledig buiten je eigen expertise vallen en herhalend en tijdrovend zijn.
Een tip: bedenk ook direct wat je met de vrijgekomen tijd kan doen als je de taken overdraagt.

Stel de juiste prioriteiten

Tijd is geld en waarmee ben jij de meeste tijd kwijt? Denk in mogelijkheden en samen zullen wij kijken naar de oplossingen, dit doen wij altijd in een vrijblijvend gesprek.
Het is goed om voor jezelf in ieder geval helder te hebben wat overgedragen kan worden en hoeveel tijd je er normaal kwijt mee bent. Want wat ga jij in de vrijgekomen tijd doen? Als je taken gaat overdragen krijg je weer meer tijd. Dus een win-win situatie.
Meer tijd en geen taken meer die je frustreren of waar je buikpijn van krijgt.

Wat is nodig voor de overdracht

Inventariseer dit voor jezelf. Doe dit niet te uitgebreid. Je kan al vrij algemeen nadenken wat er nodig is voor een overdracht. In het vrijblijvende gesprek kijken we samen wat nodig zou zijn. Dit voorkomt je wellicht een hoop werk in de voorbereiding.

Kies de juiste Virtual Assistent

Het vinden van de Virtual Assistent die bij je past kan een zoektocht zijn. Iedere Virtual Assistant is een expert op zijn of haar gebied. De passie van Open VA is dat iedere ondernemer kan doen waar hij of zij goed in is. De rest doen wij voor je. Want ook Open VA doet waar we goed in zijn. Al snel zal je zien dat er een synergie ontstaat in de samenwerking. Want 1 + 1 is toch veel fijner als het meer is dan 2!

Start & Expirimenteer

Twijfelen en spijt hebben kan altijd. Het is alleen jammer als je het niet probeert. Je doelen behaal je door in kleine stapjes naar het doel te lopen. Grote stappen snel thuis dat werkt vaker niet dan wel. Laten we kijken om een paar kleinere taken van je over te nemen, taken die wel een positieve impact geven op het krijgen van meer productiviteit. Meer overnemen kan altijd. Heeft iets verandering nodig of moet er iets worden bijgestuurd? Net als in heel veel zaken is hierin communicatie het sleutelwoord.

Monitor & Optimaliseer

Je Virtual Assistent is jouw assistent. Hou de communicatie dus altijd open. Ben je daar niet zo goed in? Laat het ook weten, niet iedereen praat even gemakkelijk of laat iemand anders het werk doen. Zo optimaliseren we onze samenwerking, het geeft je dus weer meer tijd én plezier in wat je doet. Monitor ook regelmatig of het nog klopt wat de Virtual Assistent voor je doet. Loop de uitgevoerde werkzaamheden nog eens na en stel waar nodig de taken bij. Denk bij het optimaliseren ook eens aan procesbeschrijving. Laat je Virtual Assistent procesmatig beschrijven wat er gedaan wordt. Procesbeschrijving geeft onder andere duidelijkheid, efficientie en geeft een bepaalde mate van kwaliteitsborging.

Praktische tips

Zoals gezegd zijn het puur praktische tips.

1. Moet ik dit echt zelf doen? Stel jezelf deze vraag vijf keer. Is het antwoord vijf keer “JA” dan moet je het echt zelf doen. Je stelt de vragen alsvolgt:
   – MOET ik dit echt zelf doen?
   – Moet IK dit echt zelf doen?
   – Moet ik DIT echt zelf doen?
   – Moet ik dit ECHT zelf doen?
   – Moet ik dit echt ZELF DOEN?
2. Heeft de taak die ik doe prioriteit? Zo nee, draagt het bij aan mijn doel als ik het zelf doe of als het blijft liggen?
3. Kan iemand anders deze taak net zo goed uitvoeren als ik of misschien zelfs beter?
4. Vraag bij Open VA de checklist aan om te zien hoe gemakkelijk het is om een Virtual Assistent in te schakelen. Vink bij het contactformulier aan dat je de checklist wilt ontvangen.  Zo krijg jij je vrijheid weer terug. Want zeg nou zelf. Doen wat je vrijheid geeft is toch het leukste om te doen!

In deze blog behandelen we de voordelen van een virtual assistent. We lopen vijf belangrijke punten na die voor een ondernemer sowieso belangrijk (zouden moeten) zijn. Want omdat we in een maatschappij leven waarin de digitalisering snel is ontwikkeld en zeer flexibel is gebleken komt ook in Nederland de virtual assistent snel om de hoek kijken.
Wat maakt een virtual assistent dan zo interessant?

Winst in tijd

Door het specialisme voert een virtual assistent de taak over het algemeen veel sneller uit. Jij richt je op hetgeen je leuk vindt om te doen in je bedrijf én tegelijkertijd voert de virtual assistent de taken uit waar jij normaal gesproken tegenop kijkt of erger… langdurig uitstelt Je kan dus weer focussen op hetgeen waarom je je eigen bedrijf bent gestart.

Besparing in kosten

Eigenlijk zou dit blog artikel met deze alinea moeten beginnen. Eén van de grootste voordelen is namelijk de kostenbesparing die een virtual assistent met zich meebrengt. Een fysieke secretaresse of assistent geeft wellicht een lager uur loon maar de andere, sociale, kosten en secundaire arbeidsvoorwaarden die betaal je niet aan een virtual assistent. Je virtual assistent betaal je alleen voor de tijd die daadwerkelijk voor jou gewerkt is. Je hoeft dus geen kantoorruimte in te richten, apparatuur te kopen want een virtual assistent werkt met zijn eigen middelen.
En waarom staat dit punt nu op de tweede plek? Tijd is geld en tijd krijg je nooit meer terug. Met de juiste focus komt het geld weer naar je toe!

Easygoing

Een virtual assistent is ontzettend flexibel. We werken op tijden die over het algemeen aansluiten bij jouw wensen. Heb je het liefst de vroege ochtend, ergens in de middag, de avond of ergens in het weekend de behoefte aan een virtual assistent? Met een goede planning is dat geen enkel probleem. Vraag dit vaak niet aan een traditionele assistent; die is van negen tot vijf aanwezig in een standaard werkweek.
Ook geeft een virtual assistent je toegang tot allerlei vaardigheden van over de hele wereld. Heb je een Spaanse native speaker nodig voor een voice-over of wil je een specialist raadplegen in audience targetting in India? Je virtual assistent helpt je er graag mee. Afstand is geen enkel probleem meer, wie zegt dat je virtual assistent in Nederland is op het moment dat je geholpen wordt?

Brede expertise en een toegankelijk netwerk

Je kan gemakkelijke een virtual assistent inhuren die volledig bij jouw behoefte aansluit. Check of je virtual assistent je gewenste expertise heeft en plan een gesprek in om te zien of er een leuke samenwerking in zit. Sluit de expertise niet helemaal aan? Eén van de eigenschappen van een virtual assistent is een groot sociaal vermogen, het netwerk is groot en ook ik verwijs je graag naar een collega virtual assistent als blijkt dat ik niet de volledige expertise kan aanbieden.
Door de brede expertise en het grote netwerk hoef je de traditionele assistent niet op een opleiding te sturen. Het mag duidelijk zijn hoeveel kosten dit scheelt.

Duurzaam

Naast dat een virtual assistent je focus geeft biedt het je dus ook flexibiliteit, kostenbesparing, gerichte kennis, tijdswinst én is het duurzaam. Je virtual assistent heeft geen woon-werkverkeer en ook een kantoorruimte is niet nodig voor je virtual assisent. Een duurzame keuze dus!

Dus…

Wil je je bedrijf laten groeien? Een virtual assistent is een slimme keus en goede investering voor de toekomst.
Checken hoe ik je de kostenbesparing, flexibiliteit, specialistische kennis en tijdwinst kan bieden? Neem contact op en we zetten de eerste stap!

In deze blog maak je kennis met de zakelijke passion test en krijg je een stappenplan om je passie in je bedrijf (terug) te vinden. De zakelijke passion test is gebaseerd op de Passion Test die is ontwikkeld door Janet en Chris Attwood. De originele test is ontwikkeld om
persoonlijke passies en levensdoelen te identificeren, de zakelijke passion test is vooral gericht op het ontdekken van je drijfveren in je onderneming en in het werk.

Overigens geldt dit niet alleen voor startende ondernemers. Voel je dat je vastzit in je bedrijf of twijfel je welke richting je met je bedrijf op wil? De zakelijke passion test kan je zeker helpen om de richting  te bepalen.

Deze blog is niet een vervanging van het boek “The Passion Test”, het boek telt ruim 290 pagina’s en de auteurs nemen je van het begin tot het einde mee in de passion test. Kies je liever voor de Nederlandstalige versie? Klik hier om te ontdekken of die nog verkrijgbaar is.

Een gelukkige ondernemer is een ondernemer die de onderneming laat groeien. Hiervoor moet je weten wat jou motiveert zodat je kan focussen en bewuste keuzes kan maken.

Door de zakelijke passion test leer je wat jouw belangrijkste doelen zijn, door daar actie op te ondernemen ga je vanzelf energie steken in de juiste actie die je verder gaan helpen om je een gelukkige ondernemer te laten worden.

Genoeg theorie voor nu! Het stappenplan heb ik samengevat in zes overzichtelijke stappen.

Zorg dat je de tijd en ruimte hebt

Plan jezelf paar uur vrij en ga zoveel mogelijk offline, zodat je ongestoord kunt nadenken. Zorg dat je een notitieblok en pen hebt zodat je kan ontdekken wat je echt wilt bereiken.

Brainstormen

Het is belangrijk om niet te denken in beperkingen, alles wat je denkt schrijf je op. Laat de volgende punten zeker de revue passeren:

• Wie is je ideale klant
• Welk werk of wat voor projecten motiveren jou
• Hoe ziet je ideale werkdag eruit
• Welke impact geeft jouw bedrijf

Zoals eerder benoemt: denk niet in beperkingen, opgeschreven of bedachte antwoorden zijn niet fout of onrealistisch.
Je antwoorden zijn belangrijk om te dromen en te ontdekken wat je echt belangrijk vindt.

Prioriteren

Daar is je lijst! Nu is het tijd om te gaan prioriteren. Je doet dit door telkens twee dingen uit je lijst met elkaar te vergelijken en jezelf af te vragen “Wanneer ik maar één van de twee kan hebben, welke kies ik dan?” Wanneer je zo je lijst afgaat heb je uiteindelijk een top vijf van prioriteiten samengesteld.
Door eerder te brainstormen over wat voor jou belangrijk is, heb je nu een top vijf van aspecten of doelen die voor jou belangrijk zijn en je gelukkig maken of gemotiveerd houden in je bedrijf.

Verdiep je doelen

Gefeliciteerd, je hebt je top vijf! Nu kan je dieper ingaan op waarom dit belangrijk voor je is. Het helpt je om te duidelijker te krijgen wat je motiveert. Bij elk punt kan je jezelf de volgende vragen stellen:

• Wat betekent dit doel voor mijn werkplezier en voor mijn bedrijf?
• Hoe ziet mijn dag eruit als ik het doel bereikt heb?
• Welke persoonlijke waarden zitten achter dit doel?

Door deze vragen te stellen kan je je motivatie scherper stellen en blijf je gefocust op wat je echt wilt en belangrijk vindt.

Je actieplan

Nu het leukste deel, een actieplan maken voor je doelen. Bepaal voor elk punt in de top vijf welke stappen je moet nemen om dit te realiseren.
Denk bijvoorbeeld aan:

• Welke acties moet ik ondernemen om dit doel te bereiken of er dichterbij te komen? Moet je bijvoorbeeld je marketing aanpassen, een ander soort klanten benaderen die meer in de buurt komen van je ideale klant of moet je een virtual assistent inhuren om werk uit handen te geven?
• Maak een tijdlijn om je doelen te behalen. Hou het realistisch én daag jezelf er ook een beetje in uit.
• Heb je hulp of iets anders nodig? Door dit actieplan te maken weet je precies waar je hulp kan gebruiken.

Let op: doelen behaal je eerder door de stappen kleiner te maken. Hierover later in een andere blog meer.

Evalueren en aanpassen

Check regelmatig of je nog op de goede weg bent. Doe dit in het begin op wekelijkse basis. Stel bijvoorbeeld de volgende vragen:

• Klopt mijn top vijf nog en voelt het nog steeds goed om hieraan te werken?
• Boek ik vooruitgang op mijn doelen?
• Moet ik mijn actieplan of prioriteiten aanpassen?

Doelen zijn nooit in beton gegoten, ze zijn flexibel en aanpassen is dus geen probleem. Blijf wel eerlijk naar jezelf en downgrade je doelen niet te snel, het mag best uitdagend zijn; zolang het maar realistisch blijft.

Bonus tip: wees blij en dankbaar

Heb je een succes behaald in je doelen? Vier dit dan. Niets is zo leuk om ergens een feestje van te maken. Je hoeft geen heel feest te organiseren maar ga aan het einde van de dag lekker uit eten, proost op je succes of doe iets anders waar jij graag je successen mee viert!